С 1 января 2020 обновится формат электронных документов

Ольга Демина, эксперт по электронному документообороту компании СКБ Контур

Поясним ситуацию. Сейчас действуют два формата для формирования электронных документов. Они утверждены разными приказами ФНС России:

• приказом от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155 (далее – Приказ 155, старый формат);

• приказом от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820 (далее – Приказ 820, новый формат)

С 1 января 2020 года счета-фактуры, созданные в старом формате перестанут соответствовать требованиям Налогового кодекса (ст. 169 НК РФ). Для выпуска электронных счетов-фактур и УПД нужно использовать только новый формат, доведенный Приказом 820. Работать с ним может оказаться удобнее. Например, в обновленном формате сорт, артикул, код товаров вынесены в отдельные поля, что позволит ускорить обработку информации   в системах электронного  документооборота (ЭДО).

Налоговое ведомство до конца 2022 года продолжит принимать документы, ранее созданные по старому формату. С 2023 года обработка старых образцов прекратится полностью.

Как поступить, если в 2019 году компания выставила счет-фактуру по старому формату, а в 2020 году потребовались исправления? Использовать формат, утвержденный Приказом 820.  Как действовать, если в 2020 году выставили счет-фактуру по новому формату, но цена товара изменилась и требуются корректировки? Формировать корректировочный счет-фактуру по формату, который доведен приказом ФНС России от 13 апреля 2016 № ММВ-7-15/189. Этот документ продолжает действовать в прежней редакции.

Смена формата при введении УПД. Форматы документов для ЭДО меняли и прежде. В июле 2017 года ввели в оборот УПД. Тогда и появился Приказ № 155, которым заменили ранее действовавший приказ ФНС России от 04.03.2015 г. № ММВ-7-6/93.

Появление УПД, отметим, – шаг вперед в электронном документообороте. В разных хозяйственных ситуациях этот документ может выступать в разных ролях:

• как первичный документ – накладная ТОРГ-12 или акт приемки;
• как счет-фактура;
• именно как универсальный передаточный документ, который объединяет в себе первичку и счет-фактуру и служит закрывающим по хозяйственной операции.

Как именно применять УПД, решает компания, за исключением, пожалуй, поставщиков розничных сетей. Им придется формировать те документы, что принимает сеть. Но в любом случае УПД позволит сэкономить за счет сокращения масштабов документооборота.

Форму УПД, то есть бумажный документ, компания вправе доработать, внести необходимые реквизиты. Рекомендации по формированию бумажных УПД доведены письмом ФНС России от 21.10.13 № ММВ-20-3/96. Иная ситуация с электронными документами: налоговики не раз сообщали, что документы в электронном виде требуется представлять только по утвержденным ведомством форматам.

Тотальный контроль за движением товаров с 2020 года>>

Почему форматы вновь обновили. Смена форматов в этот раз обусловлена несколькими причинами. Во-первых, введением систем обязательной маркировки и прослеживаемости импортных товаров (в будущем).

В обновленном формате предусмотрены специальные поля, где проставляются идентификаторы маркируемых и прослеживаемых товаров.  В названии файла нужно указать соответствующий префикс – PROS или MARK. При этом в одном документе может фигурировать или прослеживаемый, или маркируемый товар.

Важно. Практики нередко путают систему обязательной маркировки товаров с прослеживаемостью. Это разные системы, хотя и схожие по своим целям.  Так, маркировка предусматривает физическое нанесение цифрового кода на товары, а прослеживаемость предполагает только идентификацию товаров в документе.  Отметим, что для прослеживаемой продукции нормативная база пока не разработана. Подробности можно узнать на сайте ФНС России, именно это ведомство курирует создание системы прослеживаемости.

Во-вторых, при электронном документообороте Федеральному казначейству проще контролировать расходование средств, полученных компаниями из бюджета.  Так, чтобы отследить прохождение платежей по закупкам, расширили набор сведений, которые нужно указать в документах: идентификатор госконтракта, его дату и номер, номер лицевого счета продавца, наименование территориального органа Федерального казначейства.

Как применить новый формат. Изменения форматов, как правило, поддерживают разработчики информационных систем и операторы ЭДО. Это касается как веб-версий программного обеспечения, так и интеграционных модулей компаний.

Конкретные действия компании зависят от того, каким образом настроена работа в системе электронного документооборота. Например, при работе через специальные коннекторы для 1С в системе «Диадок» можно скачать обновление прямо через интерфейс. Или оставить техподдержке заявку на обновление, если нет информации о том, что это можно сделать самостоятельно.

Потребуется ли обновить систему под работу   в новом формате, лучше уточнить у вашего оператора ЭДО. Сделать это нужно до 1 января 2020 года.

В процессе работы любая компания сталкивается с возрастающим числом обрабатываемых документов: как внутренних, так и внешних (договоры, акты, накладные, счета-фактуры, счета на оплату и т. д.). Когда контроль над документами слабеет, все чаще оказывается, что ту или иную бумагу потеряли или забыли запросить, впору задуматься об автоматизации документооборота. Как организовать обмен электронными документами с контрагентами