Объемно сортовой учет: что такое, как работает и чем грозит уклонение

• Для кого и когда вводится объемно-сортовой учет
• Как работает объемно-сортовой учет
• Достаточно ли оптовику использовать ЭДО
• Что нужно для работы по новым правилам

Для кого и когда вводится объемно-сортовой учет

Объемно-сортовой учет вводится для производителей, оптовиков, импортеров и розничных точек молочной продукции и упакованной воды: с 1 сентября и 1 ноября 2022 года соответственно. Это значит, что участники оборота должны передавать сведения при отгрузке, приемке и выводе товара из оборота в систему маркировки. 

За несоблюдение требований можно получить штраф до 10 000 рублей для должностных и до 100 000 рублей для юридических лиц: 

• За передачу товаров юридическому лицу без отправки информации о ней в систему маркировки.
• За нарушение сроков передачи сведений в систему: передавать данные о переходе прав собственности нужно в течение трех дней. 
• За продажу товаров в розницу без передачи сведений о выводе товара из оборота в систему маркировки. 

Компании, участвующие в обороте табака, духов, одежды, обуви, шин и фотоаппаратов передают сведения с помощью электронного документооборота с 1 января 2022 года, но с помощью поэкземплярного учета. Участники оборота молочки и упакованной воды также могут применять поэкземплярный учет.

Как работает объемно-сортовой учет

Объемно-сортовой учет предполагает, что обо всех перемещениях товара необходимо передавать сведения в систему маркировки. Делается это с помощью электронного документооборота: участники указывают код товара — GTIN, заполняют поле «НомУпак» и количество продукции в УПД, УКД, УПДи. 

С введением объемно-сортового учета в личном кабинете «Честного ЗНАКа» появляется «Виртуальный склад». В нем отражается оборот маркированного товара в объемно-сортовом разрезе: позволяет отслеживать количество единиц полученного и переданного товара.

Однако, есть другой вариант — передавать данные поэкземплярно. Т. е. вместо того, чтобы указывать указывать GTIN товара и количество, которое будет отгружено, можно наполнять УПД кодами маркировки. «Виртуальный склад» также поддерживает учет и по документам с поэкземплярной прослеживаемостью.

Если оператор ЭДО работает с маркировкой, то процесс передачи данных происходит автоматически. Достаточно наполнить УПД данными, передать его контрагенту, подписав электронной подписью, и дождаться принятия документа. Для того, чтобы принять товар, нужно подписать документ от контрагента в течение трех дней, предварительно убедившись, что в нем нет ошибок. Если обнаружили ошибку — создать корректировочный документ.

Достаточно ли оптовику использовать ЭДО

Производителю все еще нужно заказывать коды, а рознице — выводить их из оборота. С компанией, которая занимается оптовыми продажами ситуация другая: может сложиться представление, что с 01.09.2022 года для работы в соответствии с требованиями маркировки понадобится только электронный документооборот. 

Хоть оптовик и не заказывает коды, нужно следить за их качеством и иногда выводить продукцию из оборота. Контрагент не сможет продать товар на кассе, если с кодом будут проблемы. Например, если: 

• код не введен в оборот; 
• код не считывается из-за нарушенной геометрии;
• это не настоящий Data Matrix, а просто изображение; 
• код не от того товара.

Некорректные коды маркировки могут привести к штрафам, дополнительным затратам на логистику, списанию или возврату товара и его аресту. Эти финансовые потери лягут не только на владельца товара, но и на поставщика, поэтому каждый участник цепочки движения товара должен следить за состоянием кодов: на этапах приемки, хранения и отгрузки необходимо сканировать коды, чтобы следить за его статусом.

Что нужно для работы по новым правилам

Если только начинаете работать с системой маркировки, то выпустите квалифицированную электронную подпись руководителю организации или ИП и зарегистрируйтесь в Честном ЗНАКе. Если уже сделали это, то: 

• Выберите оператора ЭДО, который умеет работать с системой маркировки. 
• Проверьте, настраивается ли роуминг между вашим оператором и сервисом ЭДО вашего контрагента.
• Протестируйте электронный документооборот, обменявшись УПД с контрагентом. 
• Выберите сервис для работы с системой маркировки. Это нужно, чтобы сканировать и проверять коды и возвращать товар в оборот и перемаркировавывать продукцию. 
• Начните передавать сведения по электронному документообороту с 1 сентября 2022 года, если участвуйте в обороте молочной продукции, и с 1 ноября 2022 года, если занимаетесь упакованной водой.