Электронный путевой лист в 2025 году

Электронные путевые листы: обязательны или нет в 2025 году
Компаниям и ИП разрешили оформлять путевые листы в электронном формате (п. 9 приказа Минтранса от 28.09.2022 № 390). Но переходить на электронный вид документа не обязательно. Как и прежде, вы можете продолжать заполнять его на бумаге.
Нельзя формировать путевые листы в электронном виде только в случае, если автомобиль поочередно используют несколько водителей и на него составляется несколько документов. Оформлять путевки в таком случае можно лишь на бумаге.
Если решите перейти на электронные путевые листы, составлять их можно только по формату ФНС (утв. приказом от 17.02.2023 № ЕД-7-26/116@). Заверять внесенные в них сведения придется усиленными квалифицированными или неквалифицированными электронными подписями.
Кто, для чего и когда должен оформлять путевки, что делать в случае ошибок в документе, читайте в рекомендации Системы Главбух. Там же вы найдете образцы для разных видов транспорта: легковой автомобиль, грузовик, трактор, такси, спецтранспорт, строймашину, автобус и узнаете, что грозит за отсутствие документа
Все про работу с путевками
Электронные путевые листы: как это работает
Если решили вести путевые листы электронно – это нужно закрепить в учетной политике. Для этого издайте приказ о внесении изменений в учетную политику.

Приказ о внесении изменений в учетную политику в части электронных путевых листовСкачать бесплатно

Для создания электронных путевых листов необходимо выбрать оператора электронного документооборота (ЭДО) и заключить с ним соответствующий договор. Важно, чтобы оператор был включен в реестр операторов информационных систем электронных перевозочных документов, ведомый Министерством транспорта. Список аккредитованных операторов ИС ЭПД можно найти на официальном сайте Минтранса - mintrans.gov.ru. При этом нет необходимости заключать отдельные соглашения с контрагентами относительно обмена электронными путевыми листами.
Примерная схема работы с электронными путевыми листами 2025 года выглядит следующим образом:

Перевозчик создает документ в личном кабинете сервиса для работы с электронными перевозочными документами;
Оператор ГИС ЭПД сверяет данные о перевозчике и водителе с ФНС, о транспорте — с МВД. Об ошибках уведомляют перевозчика. Тот в свою очередь устраняет недочеты и вновь отправляет документ на рассмотрение. Если электронный путевой лист не содержит ошибок, система «присваивает ему уникальный идентификатор. Оператор ЭДО направляет перевозчику уведомление о присвоении электронному путевому листу идентификатора;
Государственная информационная система перевозочных документов (ГИС ЭПД) – контролирует корректность электронных документов, переданных от ИС ЭПД, проверяет валидность электронной подписи, устанавливает статус обработки документов, хранит документы и предоставляет информацию в федеральные органы власти.

Электронный путевой лист 2025 года: как оформить
Утверждать форму документа не нужно. Электронные путевки оформляют в электронном сервисе в соответствии с форматом, утвержденным приказом ФНС от 17.02.2023 № ЕД-7-26/116@. Формат включает в себя четыре обязательных файла обмена: информацию о путевом листе (маршрут, транспортное средство, водитель), о предрейсовом медосмотре, о показаниях одометра при выезде с парковки и по возвращении на место стоянки. Дополнительно электронный путевой лист может содержать еще два файла обмена — о предрейсовом техническом контроле транспортного средства и о послесменном медосмотре.
Когда будете составлять путевой лист, учтите новые требования Минтранса. Теперь иначе нужно заполнять сведения о водителе, показания одометра, сведения о медосмотре. Например, в сведениях о водителе дополнительно надо указывать СНИЛС, а также серию, номер и дату выдачи водительского удостоверения. 
Кроме того, при оформлении электронного путевого листа в 2025 году можно будет использовать данные дистанционных медосмотров. Для этого нужно будет купить медоборудование и заключить договор с медорганизацией, у которой есть лицензия на проведение таких медосмотров.
Подробнее про изменениях в обязательных реквизитах электронного путевого листа, смотрите в таблице.
Таблица изменений в путевых
Кроме того, разрешили изменять отдельные данные в электронном путевом листе в 2025 году. Внести изменения можно в информацию о водителе (водителях) транспортного средства, марках, моделях прицепов (полуприцепов) и их регистрационных номерах.
Сколько хранить путевые листы в электронном виде
Хранить путевки необходимо в форме электронных документов, распечатка не обязательна и не может заменить оригинал (п. 23 и 24 ФСБУ 27/2021). Срок хранения в общем случае составляет 5 лет, а если путевой лист является единственным документом, подтверждающим вредные и опасные условия труда водителя, срок его хранения увеличивается до 50 лет (п. 553 Перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).