Как исключить ошибки в документах, которые подписывают продавец и покупатель
- ошибку надо исправить
- ошибку безопаснее исправить
- можно оставить как есть
Где ошибаются в документах, которые подписывают покупатель и поставщик
Компании вправе разрабатывать собственную первичку с любым названием и назначением. Главное внести в форму все обязательные реквизиты (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ). Чаще всего оформляют акты и накладные.
Акт приемки работ. Инспекторы снимают расходы, если в акте нет ссылок на другие документы: заявки или договоры. Судьи поддержат их, только если будут другие доказательства нереальности сделки (определение ВС РФ от 18.12.14 № 301-КГ14-5448). Остальные опасные реквизиты мы показали на образце 1.
Образец 1. Какие ошибки опасны в акте выполненных работ
Товарная накладная. Дата в товарной накладной должна быть не раньше, чем в транспортной. Иначе налоговики посчитают сделку нереальной. Контролеры спорят о расходах, если их подтвердили накладные без номера и даты (определение ВАС РФ от 11.12.12 № ВАС-16580/12). Другие опасные реквизиты смотрите на образце накладной (образец 2).
Образец 2. Что исправить в товарной накладной
Подборка статей по теме:
Как избежать ошибок в расчете отпускных
Цена бухгалтерской ошибки
Верховный суд разрешил вычет НДС по неверной ставке
Как компании защищаются от обвинений в ошибках в бухучете
Как исправить ошибки
Исправить документ можно в любое время, как только компания обнаружила ошибку. Если неверно оформили бумаги и не успели передать на подпись контрагенту, просто составьте новый документ. Если ошибку нашли в бумагах, которые подписали обе стороны, вносить исправления нужно совместно с контрагентом в оба экземпляра документа.
В законе для исправления ошибок есть лишь общее правило: в документе должна быть прописана дата исправления, а также подписи и Ф.И.О. сотрудников, которые составили документ (ч. 7 ст. 9 закона № 402-ФЗ). Внести исправления можно двумя способами.
Зачеркнуть ошибку. Зачеркните неправильный текст так, чтобы можно было прочесть ошибочную запись. В свободном месте внесите верные сведения. Даже если ошибка только в одной цифре, надо зачеркнуть сумму полностью.
На документе сделайте отметку «Исправлено» (см. образец 3). Проставьте дату и заверьте правки подписями двух сторон, которые составляли первоначальный документ.
Образец 3. Как внести исправления в старый документ
Составить новый документ. Документ с ошибками можно полностью переделать — составить исправленный документ по аналогии со счетом-фактурой (письмо Минфина России от 22.01.16 № 07-01-09/2235). В новых экземплярах нужно отразить дату и номер исправления (см. образец 4). Способ удобен, если в документе много ошибок. Кроме того, это единственный вариант исправить ошибки в электронных документах.
Образец 4. Как составить новый исправленный документ
Актуальные статьи:
Отчетность за 2 квартал 2018 год: сроки сдачи (таблица)
МРОТ в России с 1 мая 2018 года
СЗВ-М за май 2018 года: новая форма, образец заполнения