Без авансового отчета расходы перестают быть командировочными

От НДФЛ и страховых взносов освобождаются командировочные расходы. И только в случае, когда сотрудник по возвращении представил авансовый отчет. Без него выплаты уже не являются командировочными расходами. Письмо Минфина России от 1 февраля 2018 года №03-04-06/5808.

По возвращении из командировки сотрудник обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах и окончательно рассчитаться по полученному денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету должны прилагаться:

• документы о найме жилого помещения;
• документы о фактических расходах на проезд (в том числе страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей);
• документы, подтверждающие иные расходы, связанные с командировкой.

При отсутствии подтверждающих документов командировочные расходы нельзя учитывать при расчете налога на прибыль. На их сумму нужно начислить страховые взносы и НДФЛ.

Однако в Налоговом кодексе есть прямая норма, позволяющая не начислять НДФЛ на часть неподтвержденных документально расходов по найму жилья в командировке. Суммы документально неподтвержденной оплаты жилья освобождаются от налогообложения в размере не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории России и не более 2500 рублей за каждый день заграничной командировки (абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ).

Об этом освобождении не имеет смысла говорить в случае, когда работник вообще не предоставил авансовый отчет. В этом случае выданные под отчет суммы уже не считаются выплатами, произведенными в возмещение командировочных расходов, и поэтому они облагаются зарплатными налогами в полном объеме (Письмо Минфина России от 1 февраля 2018 г. № 03-04-06/5808).