Основные этапы автоматизации бухгалтерского учёта
Бухгалтерия – это то, без чего не может обойтись ни одна компания и предприниматель, ведь нужна она не только для внешнего контроля со стороны налоговой и других органов, но и внутреннего, чтобы оценивать результаты предпринимательской деятельности. Вести бухгалтерию вручную даже на небольших предприятиях достаточно сложно. Высоки риски что-то забыть, перепутать, ошибиться. Лучше даже не сопротивляться современным тенденциям и использовать все блага технического прогресса. Тем более, что автоматизация бухгалтерии даст дополнительные преимущества. Все можно ускорить, упростить и минимизировать допущение ошибок.
Как автоматизировать бухгалтерию
Прежде чем приступать непосредственно к самой автоматизации, следует собрать и упорядочить все данные бухгалтерского учёта. Чтобы это была не сумбурная куча. На следующем этапе составляется техзадание. Ведь нельзя использовать один и тот же алгоритм для всех предпринимателей и организаций. Масштабы работ у всех разные. В рамках составления технического задания, руководитель утверждает:
- структуру всей бухгалтерии;
- список формируемых документов и их особенности;
- общие масштабы компьютеризации;
- бюджет, который будет выделен на все эти мероприятия, а также последующее обслуживание.
Следующий этап – это выбор программы. Самостоятельно проектировать ничего не нужно. Уже есть готовые решения и даже можно выбирать, потому что их приличное количество. Наиболее популярными программами для автоматизации бухгалтерского учёта являются:
- 1С;
- Парус;
- Инфо-Бухгалтер;
- Интегратор;
- Аккорд и т.д.
Если это ИП, например, и нужно печатать расходники с приходниками, можно выбрать что-то максимально простое и лёгкое, чтобы не переплачивать за слишком мощный функционал, который использоваться не будет. После того, как программа выбрана, необходимо обратиться в компанию, где её можно приобрести. Это не всегда официальный разработчик. Многие фирмы являются официальными представителями. Они не только продают, но и помогают установить, внедрить программу, обучают сотрудников и предлагают дальнейшее техническое обслуживание и информационную поддержку.
Можно предварительно проконсультироваться с сотрудником такой компании, чтобы узнать, какой примерно бюджет выделить, сколько компьютеров нужно будет купить, какие требования к "железу" и т.д. Можно проконсультироваться сразу с несколькими компаниями, посмотреть, что они предлагают, изучить их репутацию, отзывы, сравнить условия.