Электронная и цифровая подписи: Electronic Signature vs Digital Signature

Современные технологии требуют нового подхода к ведению документооборота. Одним из решений для удобства и практичности деловых отношений стало применение электронных и цифровых подписей. Это позволило заключать контракты, подписывать сделки с новыми партнерами, даже если они находятся на другом континенте. Чтобы определить применимость электронной и цифровой подписи, необходимо сравнить их значение и свойства.

Определения

Электронная подпись — это символ, знак или звук, оставленный подписывающим в подтверждение своих намерений в электронном документе. Такую подпись можно поставить самостоятельно в стандартных офисных программах по работе с документами.

Цифровая подпись — это электронная подпись с шифрованием, позволяющая идентифицировать подписывающего. От электронной подписи она отличается тем, что третье лицо может проверить личность подписывающего. Цифровая подпись является подтверждением того, что информация получена от первоисточника без изменений.

Юридический вес

Электронные подписи имеют меньший юридический вес, чем цифровые. К электронным подписям относятся:

• отсканированные подписи;
• фото подписей на бумаге;
• реквизиты, оставленные при помощи графического планшета;
• реквизиты, оставленные с помощью форм заполнения в MS Office.

Для того, чтобы оставить электронную подпись, не требуются дополнительные программы или документы. Так подписывающий установит, что он является первоисточником информации или полностью согласен с содержимым документа, но третье лицо не сможет проверить подлинность этой подписи и идентифицировать личность отправителя.

Цифровая подпись используется для подписания документов внутреннего оборота, а также официальной документации:

• договоров;
• отчетов;
• контрактов;
• доверенностей.

При помощи цифровой подписи можно подписывать документы, имеющие юридический вес, так как сертификат цифровой подписи позволяет идентифицировать подписывающего и убедиться в целостности информации.

Требования к подписям

Электронная подпись должна иметь воспроизводимое отображение или звучание — это скан, картинка, фото, иллюстрация или звук. Их подписывающий оставляет в качестве гарантии того, что он ознакомлен с документом, его содержимым, и информация остается целостной.

Цифровая подпись имеет вес только в случае, когда выполнен ряд требований:

• цифровая подпись действительна на момент подписания;
• сертификат, связанный с подписью, не истек;
• подписывающему лицу или организации доверяют, как издателю;
• сертификат, связанный с цифровой подписью, выдан лицензированным центром сертификации.

Цифровую подпись можно использовать официальным учреждениям и заверяющим лицам.

Наличие сертификата

Сертификат не требуется для использования электронной подписи. В случае с цифровой подписью, необходимо получить его в центре сертификации. Сертификат имеет срок действия и может быть отозван. Срок действия — год, после чего владелец должен его возобновить или получить новый.

Центр сертификации — это учреждение, имеющее нотариальные полномочия. Он выдает цифровой сертификат, подписывает его для проверки действительности и отслеживает, какие из сертификатов отозваны или их срок действия истек.

Как подписать электронный документ в DigiSigner

Для подписания электронного документа удобно использовать онлайн-сервисы. Такую возможность также предоставляет сервис DigiSigner.

Для начала работы зарегистрируйтесь через электронную почту, чтобы получить доступ в личный кабинет. За несколько простых шагов вы можете подписать любой электронный документ:

1. загрузите документ с устройства кнопкой Upload или Get from cloud для загрузки с облачных сервисов Dropbox или Google Drive;
2. когда документ появится в перечне, кликните возле него Sign;
3. на открывшейся странице выберите место, где нужна цифровая подпись;
4. кликните левой кнопкой мышки и выберите формат цифровой подписи: роспись мышкой или тачпадом, загрузка скана, снимок на веб-камеру или текстовая надпись;
5. отрегулируйте положение и размеры подписи в документе;
6. нажмите Done.

В личном кабинете под этим документом вы увидете комментарий Signed. Ваша цифровая подпись больше не может быть удалена. Для подписания другими участниками кликните Send for signing. Если сначала подписывает вторая сторона, вы найдете документ в папке Waiting for me.

Если вы часто используете электронные подписи, вы можете создать шаблон. Введите ФИО, должность и другие данные, которые повторяются, а затем добавляйте заготовку с цифровой подписью одним кликом к любому документу.