Как указать маршрут в путевом листе
Маршрут в путевом листе: обязателен или нет
Сведения о маршруте движения в путевом листе не являются обязательным реквизитом. Поэтому Минтранс разрешает не детализировать поездки (письмо от 14.05.2019 № ДЗ/10239-ис).
Тем не менее мы рекомендуем включить маршрут следования в форму путевого листа. Поскольку именно эта информация поможет вам доказать, что машина использовалась в служебных целях, а расходы на покупку ГСМ обоснованы. Специалисты Минфина считают, что организация может использовать путевой лист как один из документов, который подтверждает расходы на ГСМ (письмо от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354).
О том, что допустимо включать данные о маршруте следования в путевой лист в качестве дополнительного реквизита, подтверждает Минтранс (письмо от 14.05.2019 № ДЗ/10239-ис).
В 2025 году необходимо дополнить бланк путевого листа новыми реквизитами. Готовые путевки для разных случаев с подсказками по заполнению от экспертов Системы Главбух можно скачать в статье. Выписывайте путевой лист по нашему образцу, к которому не смогут придраться даже самые дотошные налоговики и ДПС-ники.
Путевые листы для разных случаев
Как указать маршрут движения в путевом листе
Единых правил заполнения маршрута в путевом листе нет. У инспекторов, которых опросила «Учет. Налоги. Право», мнения также разошлись. Одним достаточно только города, другие требуют писать полный адрес с домом и улицей. Поэтому стоит написать подробный адрес.
В путевом листе запишите, откуда и куда ездил водитель на автомобиле. Отметьте и промежуточные остановки, если они были. Причем запись типа «поездки по городу» недопустима. Необходимо указывать конкретные пункты назначения. То есть детализировать начальную и конечную точки поездки.
Пример. Как указать маршрут в путевом листе«место отправления — г. Москва, Волгоградский просп., д. 52; место назначения — г. Тверь, ул. Жигарева, д. 7»
Если же вы эксплуатируете автомобиль в пределах одного населенного пункта, то лучше записать каждый адрес, где побывал водитель.
Когда точный адрес отсутствует, укажите название рядом расположенного населенного пункта, километровую отметку либо координаты из навигатора с указанием широты и долготы. Если инспекторы снимут такие траты, то защититься получится в суде (постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 25.02.2016 № Ф08-626/2016).
Можно ли в путевом листе прописать «по городу»
Избегайте общих формулировок, таких как «по городу» или «по заданию» — они не позволяют определить реальную цель использования автомобиля. Если точный маршрут неизвестен до начала поездки, его можно дописать позже, но сделать это обязательно. Р
Если в путевом листе нет детального маршрута или указаны сомнительные адреса, инспекторы могут признать поездку фиктивной и доначислить налоги.
Нужно ли расписывать в путевом листе маршрут, если есть Глонасс
Маршрут не входит в перечень обязательных реквизитов путевого листа. Тем не менее при желании организация может добавить в путевой лист эти сведения.
Указать маршрут следования в путевом листе можно на основе данных приборов учета и контроля за перемещением транспортных средств. Например, системы спутниковой навигации ГЛОНАСС или иных систем, которые позволяют достоверно определить пройденный автомобилем путь (письмо Минфина от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354).
Маршрут следования в путевом листе: образец
Ниже на образце смотрите порядок заполнения маршрута в путевом листе, который поможет обосновать расходы на ГСМ и другие затраты и подтвердить реальность поездки в налоговом учете.
Скачать образец
Можно ли использовать навигацию вместо путевых листов
Для подтверждения реальности поездки можно использовать запись трека из навигатора. Если активировать функцию «Запись маршрута», система сохранит весь путь, который затем можно экспортировать на компьютер. Это особенно полезно, если водителю пришлось изменить маршрут из-за пробок, ДТП или ремонтных работ.
Дополнительно цель поездки можно подтвердить:
отчетами по эксплуатации транспорта,
картами с отметками маршрута,
товарно-транспортными накладными с адресами контрагентов.
Однако такой способ не гарантирует отсутствия споров с проверяющими. В некоторых случаях суды принимают эти документы в качестве доказательств и отменяют доначисления (см. Постановление АС Поволжского округа от 24.04.2015 № Ф06-23360/2015).
Также читайте: Как поставить отметку о техосмотре в путевом листе