Pagamenti tracciabili: arriva l’abbinamento obbligatorio tra registratore di cassa e Pos

Nuovo step per la digitalizzazione fiscale del commercio. Dal 1 gennaio 2026 i registratori di cassa dovranno essere collegati agli strumenti di pagamento elettronico, come i POS, attraverso una procedura digitale gestita dall’Agenzia delle Entrate. L’obbligo coinvolgerà tutti gli esercenti italiani e punta a rafforzare la tracciabilità dei pagamenti elettronici e la lotta all’evasione fiscale.

POS e registratore di cassa collegati: cosa prevede il nuovo obbligo dal 2026

Diventa obbligatorio il collegamento “tecnico” tra il registratore telematico e il POS. Non si tratta, però, di un collegamento fisico. Niente cavi, installazioni o nuovi apparecchi. Il sistema sarà del tutto digitale e gestito da un servizio online nell’area riservata del sito dell’Agenzia delle Entrate. L’esercente, accedendo con Spid, Cie, Cns o con le credenziali fiscali, potrà associare la matricola del registratore telematico ai dati identificativi del proprio Pos. Un’operazione di pochi minuti che andrà eseguita una sola volta e ripetuta solo in caso di variazioni, ad esempio per la sostituzione o disattivazione di un terminale. Una volta completato l’abbinamento, ogni pagamento elettronico verrà registrato automaticamente dal registratore di cassa e trasmesso all’Agenzia delle Entrate insieme ai corrispettivi giornalieri.
Il sistema non raccoglierà dati sensibili dei clienti ma soltanto informazioni aggregate sugli importi, garantendo il rispetto della privacy. L’obiettivo è chiaro: rendere coerenti e confrontabili i dati dei corrispettivi e quelli dei pagamenti elettronici, rafforzando i controlli e riducendo le aree grigie dove può annidarsi l’evasione.

Registratori di cassa e Pos collegati: cosa devono sapere gli esercenti

Dal punto di vista operativo, i dati dei pagamenti elettronici continueranno a essere memorizzati e trasmessi come prima. Al momento dell’operazione, il documento commerciale dovrà riportare correttamente la forma di pagamento e il relativo importo. Le informazioni saranno poi inviate all’Agenzia delle Entrate in forma aggregata giornaliera, con le stesse modalità già previste per i pagamenti telematici. Le nuove funzionalità del servizio web saranno disponibili nei primi giorni di marzo, secondo le previsioni. Per garantire un avvio graduale, è previsto un periodo transitorio. Per i POS già attivi al 1 gennaio 2026, il collegamento dovrà essere completato entro 45 giorni dalla messa a disposizione del servizio online. Per gli strumenti attivati successivamente, la registrazione andrà effettuata a partire dal sesto giorno del secondo mese successivo alla loro effettiva disponibilità e comunque entro l’ultimo giorno lavorativo dello stesso mese. Quindi un POS attivato il 1 febbraio dovrà essere collegato tra il 6 e il 30 aprile.

In caso di trasgressioni scattano le sanzioni. Diventa centrale la corretta indicazione del metodo di pagamento. Errori formali, come la discordanza tra pagamento effettivo e modalità indicata nel documento commerciale, possono far scattare una sanzione di 100 euro per trasmissione, fino a un massimo di mille euro a trimestre, anche se l’errore non incide sull’imposta dovuta. È però ammessa la possibilità di correggere tempestivamente l’errore, annullando il documento commerciale sbagliato e trasmettendo i dati corretti, evitando così la penalità.