e-Doręczenia Certum – twoja przewaga w komunikacji biznesowej

Koniec papierowego awizo otwiera nowy rozdział w korespondencji pomiędzy urzędami, biznesem i obywatelami. Dla przedsiębiorców to doskonała okazja do zbudowania skutecznego i bezpiecznego sposobu wysyłania i odbierania dokumentów za potwierdzeniem odbioru, który może stać się w 100-proc. cyfrowy. Czyli tańszy, szybszy i wydajniejszy. Jak to osiągnąć – pisze Paweł Wojtaszyk, Kierownik Produktu, Asseco Data Systems

e-Doręczenia już obowiązują

System e-Doręczeń na początku 2025 stał się obowiązkowy dla kilku grup. W pierwszym etapie obowiązek ten objął administrację publiczną, w kolejnych firmy wpisane do KRS i zakładane działalności w CEIDG. Na swoją kolej czeka jeszcze m.in. wymiar sprawiedliwości. Docelowo e-Doręczenia zastąpią dotychczasowy system wymiany korespondencji z urzędami – ePUAP.

Przed nami realna szansa na całkowitą cyfryzację korespondencji, która do tej pory wymagała fizycznej przesyłki, stania w kolejkach i papierowych kwitów, aby pozostał dowód, że nadaliśmy lub odebraliśmy ważne dokumenty.

Choć twórcy rozwiązania postawili przede wszystkim na ułatwienie relacji z administracją publiczną, przewidzieli także możliwość biznesowego zastosowania usługi e-Doręczeń i powierzyli jej świadczenie tzw. kwalifikowanym dostawcom, do których również należy Certum.

Certum, czyli bezpieczeństwo i zgodność z przepisami

Jeśli rozważasz wejście na nowy poziom biznesowej komunikacji, skorzystaj z kwalifikowanej usługi świadczonej przez Certum. Oto, dlaczego:

Usługa e-Doręczeń Certum spełnia wymagania ustawy o doręczeniach elektronicznych oraz europejskich norm ETSI, co oznacza, że elektroniczne doręczenie dokumentów przez e-Doręczenia Certum jest prawnie wiążące.

Dodatkowo każda przesyłka w e-Doręczeniach Certum generuje zestaw dowodów (m.in. wysłania, odebrania, odczytania), które są przechowywane przez 20 lat i dostępne dla użytkownika nawet po likwidacji skrzynki.

e-Doręczenia Certum wspierają automatyzację procesów i zwiększają efektywność operacyjną.

Usługa kwalifikowana to więcej biznesowych możliwości

Usługa kwalifikowana e-Doręczeń Certum wyróżnia się na tle innych form komunikacji elektronicznej kilkoma kluczowymi cechami, które potwierdzają jej zgodność z regulacjami , zapewniają najwyższy poziom bezpieczeństwa i dają niedostępne do tej pory nowe możliwości biznesowe dzięki możliwości integracji z innymi systemami zewnętrznymi (ERP, EZD). Wybierając usługę kwalifikowaną, przesyłasz dokumenty do firm, ale także urzędów i osób fizycznych, zachowując pełną zgodność z przepisami.

Czym wyróżnia się kwalifikowana usługa e-Doręczeń? 7 faktów, które musisz znać

1. Status prawny i zgodność z eIDAS

Usługę kwalifikowaną świadczy dostawca wpisany do rejestru firm oferujących kwalifikowane usługi zaufania. Usługa kwalifikowana spełnia wymagania rozporządzenia eIDAS oraz ustawy o doręczeniach elektronicznych, co oznacza, że przesyłka w e-Doręczeniach jest równoważna prawnie z listem poleconym za zwrotnym potwierdzeniem odbioru.

2. Identyfikacja nadawcy i odbiorcy

Przesyłka w kwalifikowanej usłudze zawsze ma zidentyfikowanego nadawcę i adresata. Każdy uczestnik systemu przystępując do systemu potwierdził swoją tożsamość m.in. poprzez m.in. przez mObywatela lub e-dowód, a także kwalifikowany podpis elektroniczny lub podczas osobistego spotkania.

3. Dowody doręczenia

System generuje dowody m.in. wysłania, odebrania i odczytania przesyłki, które są przechowywane przez 20 lat. Dane przesyłki korzystają z domniemania integralności i dokładności daty oraz godziny doręczenia.

4. Interoperacyjność, czyli przesyłki do każdego

Usługa kwalifikowana Certum umożliwia korespondencję nie tylko z podmiotami publicznymi, ale także z firmami, osobami fizycznymi i zawodami zaufania publicznego – pod warunkiem, że obie strony posiadają aktywny adres ADE (adres do doręczeń elektronicznych) w usłudze kwalifikowanej.

5. Integracja z systemami zewnętrznymi

Certum oferuje możliwość integracji e-Doręczeń z systemami kancelaryjnymi i ERP poprzez API, co pozwala na automatyzację procesów i pełną kontrolę nad obiegiem dokumentów. Ostatnia „papierowa” mila korespondencji wymagającej potwierdzenia odbioru przechodzi do historii.

6. Elastyczność wdrożeniowa

Usługa może być udostępniona w formie dedykowanego interfejsu WWW lub poprzez integrację API, co pozwala na dopasowanie rozwiązania do potrzeb organizacji. Certum oferuje intuicyjny proces zakładania skrzynki e-Doręczeń i wsparcie dla użytkowników usługi kwalifikowanej.

7. Wiele adresów e-Doręczeń

Użytkownicy mogą założyć więcej niż jeden adres do e-Doręczeń Certum – publiczny, biznesowy oraz prywatny. Takie rozwiązanie pozwala na rozdzielenie komunikacji w zależności od kontekstu i odbiorcy, co zwiększa przejrzystość oraz bezpieczeństwo obiegu dokumentów. Adres publiczny może służyć do kontaktu z administracją, biznesowy do relacji z kontrahentami, a prywatny do spraw osobistych.

Zastosowanie e-Doręczeń w finansach, bankowości i ubezpieczeniach

W sektorze finansowym e-Doręczenia umożliwiają bezpieczne przesyłanie umów kredytowych, aneksów, regulaminów oraz powiadomień o zmianach warunków usług. Banki mogą wykorzystywać je do windykacji, przesyłania wezwań do zapłaty czy potwierdzeń transakcji. W ubezpieczeniach e-Doręczenia usprawniają komunikację z klientami w zakresie polis, zgłoszeń szkód i decyzji odszkodowawczych. W biznesie ogólnym – od doradztwa po produkcję – służą do przesyłania faktur, ofert, dokumentacji HR i korespondencji prawnej, zapewniając pełną zgodność z przepisami i oszczędność czasu.

Odpowiedź na wyzwania rynku

W dobie cyfryzacji i rosnących wymagań regulacyjnych skuteczna i bezpieczna komunikacja elektroniczna staje się fundamentem nowoczesnego biznesu. Usługa e-Doręczenia Certum, jako kwalifikowana forma doręczeń elektronicznych wyznacza nowy standard wymiany dokumentów między firmami, instytucjami publicznymi i obywatelami.

Obowiązek ustawowy posiadania adresu e-Doręczeń przez firmy z KRS i CEIDG stwarza realną szansę na zbudowanie przewagi konkurencyjnej. Wykorzystując bezpieczną, skalowalną i interpretacyjną usługę, wspierasz transformację komunikacji oraz budujesz zaufanie do cyfrowych kanałów komunikacji, co jest kluczowe we współczesnych relacjach B2B i B2C. Wybierając Certum, inwestujesz w przyszłość, efektywność i zaufanie.

Artykuł e-Doręczenia Certum – twoja przewaga w komunikacji biznesowej pochodzi z serwisu GF24.pl.