Компании «Группы Ренессанс Страхование» сэкономили 3,4 млн рублей с внедрением HRlink
Страховая компания «Ренессанс Жизнь» и ее дочерний негосударственный пенсионный фонд (НПФ) «Ренессанс Накопления» отказались от бумажного кадрового документооборота и внедрили систему HRlink, что позволило ускорить HR-процессы, не наращивать штат HR-подразделения на фоне масштабирования бизнеса и добиться экономии в размере 3,4 млн рублей.
СК «Ренессанс Жизнь» работает на рынке страхования жизни и здоровья с 2004 года и обслуживает более 1,2 млн действующих договоров. Компания представлена в девяти федеральных округах и имеет более 100 офисов в городах России, где работает около 1,3 тыс. сотрудников. НПФ «Ренессанс Накопления» развивает направление долгосрочных сбережений и обязательного пенсионного страхования, обслуживая более 43 тысяч клиентов.
Кадровое делопроизводство в компаниях централизовано в московском офисе. До внедрения КЭДО сотрудники обменивались документами с помощью курьерских и почтовых служб или при личных визитах в отдел кадрового администрирования. Сложности возникали при открытии новых региональных представительств: сотрудникам приходилось печатать, сканировать и отправлять оригиналы документов, что увеличивало сроки оформления и повышало операционные риски.
Идея отказаться от бумаги в кадровом делопроизводстве возникла в связи с потребностью повысить эффективность работы HR, а также минимизировать риски трудовых споров, связанных с несвоевременным подписанием документов или их утерей при отправке. Дополнительным фактором стала необходимость оперативно реагировать на запросы регуляторов и государственных организаций. Электронный формат существенно сокращает время поиска документов, необходимых для подготовки ответов на запросы официальных органов.
Выбор платформы КЭДО происходил по итогам анализа рынка и проведения тендера среди пяти поставщиков. HRlink был выбран благодаря комплексному подходу к внедрению, удобной и полной базе знаний, а также высокому уровню сервиса — вендор поддерживает заказчика на всех этапах проекта. Кроме того, HRlink отличается удобным и понятным интерфейсом.
Пилот внедрения КЭДО в «Ренессанс Жизнь» занял около полугода. Отказ от бумаги происходил постепенно: в электронный формат последовательно перевели различные типы кадровых документов. Кроме того, совместно с внутренней ИТ-командой заказчика систему адаптировали под внутренние процессы компании: настроены шаблоны документов, интеграция с «1С:ЗУП», а также разработаны дополнительные формы согласий и соглашений для сотрудников. После завершения пилота и устранения всех замечаний система была масштабирована на всю компанию. В результате 100% кадровых процессов были переведены в электронный формат.
Успешный опыт автоматизации КДП в «Ренессанс Жизнь» на следующем этапе затем реализовали в дочернем пенсионном фонде — НПФ «Ренессанс Накопления». Сроки внедрения во второй раз были значительно короче: проект стартовал в декабре 2025 года, и уже в январе 2026 года весь штат перевели на КЭДО без пилота всего за две недели.
По результатам проекта, HRlink позволил существенно повысить эффективность работы кадровых специалистов. Срок подписания документов для офисных сотрудников сократился с полутора часов до 30 минут, а для дистанционных сотрудников — с четырех дней до двух часов. Нагрузка на курьерские службы снизилась на 60%. При росте штата на 40% компании удалось избежать расширения HR-команды, что обеспечило экономию на фонде оплаты труда в размере около 1,8 млн рублей. Общая экономия от перехода на КЭДО HRlink в итоге составила 3,4 млн рублей.
«Спустя два года после полного перехода на КЭДО, могу уверенно сказать, что мы ни разу не пожалели о принятом решении. Большим плюсом стал выход мобильного приложения HRlink. Подписание документов в онлайн-формате стало удобным инструментом для линейных сотрудников и менеджеров, гармонично вписалось во все рабочие процессы. Технологии развиваются с молниеносной скоростью, компания стремится развиваться вместе с ними, чтобы рабочая среда стала еще эффективнее и удобнее для команды», — прокомментировала начальник управления кадрового администрирования, статистики и автоматизации кадрового учета «Ренессанс Жизнь» Ольга Букановская.
«Кейс компаний из “Группы Ренессанс Страхование” демонстрирует, как переход на кадровый ЭДО позволяет не только оптимизировать процессы, но и напрямую влияет на бизнес-показатели. За счет автоматизации и единой системы работы с документами компании добиваются прозрачности процессов, управляемости и значительно снижают операционные затраты, что особенно важно в условиях роста команд и распределенной структуры», — прокомментировал генеральный директор HRlink Данила Морогин.
HRlink (входит в HR-экосистему hh.ru) — лидер на рынке кадрового ЭДО. Флагманское решение вендора — платформа, которая позволяет компаниям перейти на безбумажное кадровое делопроизводство и автоматизировать полный жизненный цикл сотрудников, включая удаленный найм и пребординг. Вокруг основного продукта разработчик выстраивает комплексный сервис, который включает подготовку нормативной базы для запуска КЭДО, обучение сотрудников, техническую поддержку системы и сопровождение клиентов на всех этапах использования платформы.